Med ett föråldrat intranät och brist på andra kommunikationslösningar behövde Riihimäki kommun ett nytt verktyg. Man valde Workplace from Meta eftersom man ville ha en modern lösning som även gjorde tvåvägskommunikation enkelt.
Cloudworks som partner
Förutom vårt nära samarbete med Meta valdes Cloudworks som partner på grund av vår breda erfarenhet från implementeringar av verktyget i olika länder och även inom den offentliga sektorn.
Digitalt samarbete över nationsgränserna
Kommunen inrättade en projektgrupp bestående av HR, kommunikation och IT. På grund av stängda gränser i samband med corona-situationen skedde allt samarbete mellan Cloudworks och projektgruppen digitalt.
Även om vi föredrar att träffa projektgruppen fysiskt har vi genomfört flera implementeringar digitalt. Bra samarbetsverktyg och en god portion engagemang från alla projektdeltagare räcker långt.
Genom regelbundna videomöten gick vi igenom alla kriterier som måste vara på plats innan genomförandet kunde påbörjas. Dessutom hade vi en gemensam arbetsgrupp på Workplace där dagliga frågor av teknisk och organisatorisk karaktär besvarades.
Läs också: Hur Elkjøp revolutionerade den interna kommunikationen och interaktionen med Workplace.
Banbrytande samarbete
Vi började med ett pilotprojekt med cirka 200 anställda, och en bra gruppstruktur utvecklades utifrån de önskemål som framkom.
Det är inte ovanligt att ett företags användarkatalog rensas upp innan ett nytt system implementeras, och Cloudworks hjälpte till med att få i ordning på den delen för Riihimäki.
Detta banade väg för utrullningen av Workplace för resten av kommunens anställda, och Riihimäki är nu en pionjär inom samarbete inom den offentliga sektorn i Finland.
Workplace from Meta har varit ett viktigt verktyg för att sprida information under pandemin. Det har också gjort det lättare för de anställda att få tillgång till resurser i hela kommunen, särskilt i en utmanande situation med många som arbetar hemifrån.
