Simployer Group
Simployer Group är ett ledande teknik- och expertisföretag inom HR och ekonomi. Deras mål är att hjälpa sina kunder att skapa bra arbetsplatser och underlätta för organisationer att prestera bättre. Simployer står bland annat bakom HRM-systemet Simployer. De har cirka 250 anställda och finns i Sarpsborg, Kristiansund, Göteborg, Stockholm och Gdansk.
Cornelia Bjørke-Hill är kommunikationschef i Simployer-koncernen och var initiativtagare till att införa Workplace from Meta i organisationen. Cloudworks valdes som partner för att säkerställa en bra teknisk och organisatorisk implementering. Tillsammans med projektteamet och Cornelia som en stark drivkraft inom organisationen blev lanseringen av Workplace from Meta en succé.
God feedback från organisationen som helhet under hela processen och en adoptionsgrad på 97 % kommer dock inte av sig själv. Det kräver skickliga partners, mycket planering, hårt arbete och mycket entusiasm samt en bra attityd!
Workplace post av en entusiastisk Cornelia Bjørke-Hill med kollegan Knut Arild Vold. Den röda pilen pekar på vd Thorfinn Hansen som håller i sin första livesändning via Workplace från Meta.
Single-Sign On från Okta blev lösningen
Simployer-koncernen stod inför många tekniska hinder eftersom de var mitt uppe i en sammanslagning av tre företag när de implementerade Workplace from Meta. Detta innebar mycket kommunikation och uppföljning mellan länder, avdelningar och företag. Arbetet med att slå samman de tre företagen i samma Active Directory pressades hårt av Workplace-projektgruppen eftersom de inte var beredda att implementera Workplace from Meta utan Single Sign-On (SSO). Detta för att en bra användarupplevelse är avgörande när man introducerar en ny tjänst, och en SSO-lösning säkerställer användarvänlig autentisering. Eftersom en process för att slå samman företagens tre Active Directory är både omfattande och tidskrävande var rekommendationen från Cloudworks att integrera Workplace med Oktas SSO-lösning. Simployer valde att följa rekommendationen och Cloudworks integrerade sedan de tre domänerna i Okta.
Kommunikation var nyckeln
Cornelia säger att de strävade efter att implementeringen skulle bli den bästa som någonsin gjorts inom Simployer. Kommunikationen var avgörande för att detta skulle bli en verklighet.
Från varje plats, land och avdelning valdes cirka 50 anställda ut för att vara ambassadörer för Workplace from Meta. De utbildades för att känna till verktyget mycket väl före lanseringen och skulle vara en positiv förstärkning internt för att se till att verktyget togs emot väl. Anledningen till att Simployer valde ut så många var för att se till att alla hade någon de kände personligen för att göra det lättare att ställa eventuella frågor. Cloudworks genomförde utbildningen för alla länder samtidigt genom Simployers live-klassrumsutbildning
I sin roll som kommunikationschef besökte Cornelia de flesta av platserna och genomförde videomöten för att berätta om Workplace from Meta och vad verktyget kan betyda för Simployer-gruppen. Projektgruppens medlemmar inspirerade sina avdelningar och hjälpte till att övertyga dem om att Workplace skulle revolutionera samarbetet.
Det är svårt att föreställa sig ett liv utan Workplace nu.
Hur lyckades vi ens kommunicera internt tidigare?
Cornelia Bjørke-Hill, kommunikationschef på Simployer Group
Intern undersökning
Sex veckor före lanseringen av Workplace from Meta genomförde Simployer en intern undersökning. Syftet var att ta reda på vilka utmaningar de anställda hade när de kommunicerade med kollegor som inte satt i närheten. Man undersökte också hur väl de anställda kände till företagets affärsstrategi.
Resultaten av undersökningen före lanseringen:
- Svårt att hitta rätt person att prata med
- Tidskrävande att vänta på e-post
- Vanliga e-postmeddelanden försvinner bland alla meddelanden under dagen och viktig information når inte alla
- Tre separata nätverk som inte överensstämmer med varandra
- Anställda kände till affärsstrategin men bara en handfull hade den på känn
Samma undersökning upprepades tre månader efter lanseringen. Resultaten av undersökningen visade på fantastiska förändringar:
- Det är lättare att få snabba svar. Att skriva ett inlägg i en grupp ger alla möjlighet att bidra
- E-postkorrespondensen har minskar märkbart
- Bättre informationsflöde mellan länder, avdelningar och personer
- Anställda bekräftar att de har mer kunskap om affärsstrategin
- Lättare att sprida och dela framgångshistorier, information, presentationer osv. i hela organisationen
- Ledarnas närvaro är mer synlig
- En mer sammanhållen organisation
Förberedelse av grupper i Workplace from Meta
Enligt vår erfarenhet har ett grundligt arbete med gruppstrukturen i Workplace före en lansering varit avgörande för hur organisationen har tagit till sig verktyget. Med god hjälp från Cloudworks och med fokus på resultaten av den preliminära undersökningen ägnades större delen av projektgruppens tid åt detta. I de olika grupperna förbereddes också relevant innehåll samt riktlinjer för kommunikation och användning av verktyget. Simployer har därefter också skapat en översikt över vilka grupper man som anställd MÅSTE gå med i, vilka man bör gå med i och vad som helt och hållet är upp till individen.
Utbildning av nyckelpersonal och ledning
Under fem veckor fick ambassadörerna lära sig så mycket som möjligt om Workplace from Meta, och ledningsgruppen, med VD i spetsen, lekte med verktyget och lärde sig att använda det på bästa möjliga sätt. Simployer hade alltså en mycket stabil grupp experter när de lanserade sin nya interna samarbets- och kommunikationsplattform.
Utarbetande av kommunikationsmaterial
Kommunikasjon på lanseringsdagen
Cloudworks förberedde kommunikationsmaterial som Simployer anpassade till sin användning. Detta innefattade bland annat affischer om Workplace from Meta i byggnaderna på Simployers alla fem orter dagarna före lanseringen. Dessa var informativa och byggde upp förväntningar. Det fanns affischer på varje toalett, mötesrum, videokonferensrum och skrivar- och kopieringsrum samt på varje stolpe, glasdörr och till och med på kaffemaskinerna.
Ta en bulle!
Kvällen före lanseringen lades flygblad ut på alla kontor efter att alla hade gått hem för dagen. Flygbladet spelade på ironi och uppmanade alla anställda att anmäla sig och ta en bulle. På huvudkontoret i Norge köptes massor av bullar som snabbt åts upp, och antalet personer som skrev in sig var över förväntan! När alla bullar hade ätits upp den dagen hade 89 % skrivit under. En vecka senare var siffran uppe i 97 % registrerade. De sista tre procenten representerar sjuk- och mammaledighet och andra legitima skäl. Cornelia har fått överväldigande positiv feedback på verktyget från de allra flesta av sina kollegor.
Högsta chefen som en ivrig ambassadör
VD Thorfinn Hansen höll sitt första town hall-möte mindre än en vecka efter lanseringsdatumet, och det blev en stor framgång. Han nådde entusiastiskt ut till alla anställda på Simployers fem orter i tre länder. Workplace from Metas princip om "working out loud" var redan väletablerad i organisationen.
Thorfinn Hansen har också en egen grupp på Workplace där han når ut till alla anställda, och vägen till honom är kort. "Thorfinn's corner" heter gruppen, där han delar med sig av sina tankar om företagens status, delar relevanta länkar och svarar på frågor.
Optimering av Workplace from Meta
Simployer övervakar kontinuerligt gruppernas aktiviteter och ger intern vägledning för bästa möjliga användning av plattformen. Cornelia nämner att hon flera gånger om dagen aktivt ställer frågor: "Kunde detta ha kommunicerats på Workplace? Nästa gång kanske detta skulle kunna vara en gruppchatt? Skulle denna gruppen kunna användas bättre för att nå ut till de personer som vi vill nå ut till?".
Administrerende direktør Thorfinn Hansen gjennomfører allmøtet på Workplace for første gang
