Norska institutet för bioekonomi (NIBIO)
NIBIO bedriver forskning och tillhandahåller kunskap om livsmedels- och växtproduktion, miljö, kartor, markanvändning, genetiska resurser, skogsbruk, affärer, industri och ekonomi. De finns på 15 platser runt om i landet och har cirka 700 anställda.
Behovet av ett bra verktyg för intern kommunikation
Annan återkoppling från NIBIO:s interna undersökning var en önskan om mer information från chefer samt kunskapsdelning inom organisationen.
En naturlig följd av en sammanslagning som de genomförde 2015 var målet att lära känna varandra bättre över platser och avdelningar. Liksom många andra organisationer var det också viktigt för NIBIO:s anställda att kunna få tillgång till information från mobila enheter.
Lösningen blev Workplace from Meta
NIBIO valde att satsa på Workplace from Meta som internt kommunikationsverktyg och Cloudworks hjälpte till med implementeringen.
Den tekniska arkitekturen sattes upp för att säkerställa att IT-lösningarna kommunicerar och för en sömlös upplevelse för de anställda när de loggar in.
När man inför nya arbetssätt är det viktigt med god kommunikation. Förändringsansvariga på Cloudworks tog fram en kommunikationsplan och marknadsföringsmaterial, och tillsammans med det lokala projektteamet togs detta vidare in i organisationen.
Rätt information för rätt användare
I en lärande organisation som NIBIO är en bra gruppstruktur avgörande. Rätt information måste gå till rätt användare, och det är viktigt att de anställda inte går vilse bland alla grupper. En bra namnstandard har löst många av utmaningarna och underlättat delningen av expertis mellan yrkesgrupper.
Genom självutbildning och inspiration för cheferna motiverades de att använda verktyget. De som inte kunde delta i utbildningen hade möjlighet att titta på inspelningar av utbildningen på egen hand på Workplace.
98,4 % användningsgrad redan under den första månaden
Två månader efter det att projektgruppen hade börjat lanseras Workplace för NIBIO:s 700 anställda på alla platser i Norge. Verktyget var en succé med en användningsgrad på 98,4 % redan under den första månaden efter lanseringen!
När vi bestämde oss för att införa Workplace på NIBIO hade vi tre mål i åtanke: effektiv spridning av information och nyheter, mer öppenhet och en bättre delningskultur i hela organisationen. Redan efter en månads användning verkar Workplace fungera som vi hoppades. Det verkar också som om det är lättare för de anställda att hålla sig uppdaterade. Som väntat har Workplace mötts av både entusiasm och skepsis. Vi är spända på att se vad som händer härnäst och hoppas på att saker blir ännu bättre med tiden.
Morten Günther, kommunikationsrådgivare
Huvudbilden i artikeln: Kartläggning i regnet. Från vegetationskartering i Husfjorden på Sørøya i Hammerfest kommun, sommaren 2011. Personen på bilden är Per K. Bjørklund.
