Workplace, Teams eller Slack – vad är bäst för min verksamhet?

Workplace from Meta, Teams och Slack är några av de mest använda digitala plattformarna världen över. Men vad är det bästa valet för din organisation? Vi har gjort en utvärdering av vart och ett av verktygen för att göra det lättare för dig att välja rätt.

Rikard Strand
03. augusti 2021

Allt fler företag skaffar digitala verktyg som engagerar och motiverar medarbetarna, och som gör det lättare att samarbeta bra och effektivt.

Kommunikationsplattformar som Workplace, Teams och Slack har alla haft en stark tillväxt de senaste åren. Stora, men även medelstora och små företag drar nytta av att använda ett delat verktyg för att samordna uppgifter och kommunicera effektivt med varandra.

Du kanske har hört talas om en eller flera av plattformarna tidigare, men vilken plattform ska du välja och vad är bäst för vissa ändamål? Vi har skapat en översikt som ger dig de råd du behöver för att ta reda på vad som är bäst för ditt företag.

WORKPLACE FROM META

Vad är Workplace from Meta?

Workplace är en intuitiv kommunikations- och samarbetsplattform för företag

Workplace är en intuitiv plattform som används för kommunikation och interaktion som säkerställer inkludering av alla anställda. Den följer samma design som Meta och är därför lätt att använda. Applikationen består av chatt, video, livesändningar och grupper samt ett navigerbart kunskapsbibliotek som har funktionen av ett intranät.

Plattformen nås från både desktop och mobil. För mobil laddar du ner både Workplace-appen och en chattapp.

Läs mer om Workplace från Meta här.

Vilka funktioner har Workplace?

Chattmeddelanden, gruppmeddelanden och videosamtal
Nyhetsuppdateringar, grupper, evenemang, omröstningar
Livevideo i hela företaget
Enkel delning av information och filer
Organisationsschema och sök för att hitta anställda
Automatisk översättning för att förstå anställda i andra länder
Integration med 50+ olika plattformar (Microsoft, Google Drive etc.)
Kunskapsbibliotek: Filöverföring och delning av statisk och navigerbar information

Vad är bäst med Workplace?

Workplace är enande, skapar engagemang, ger överblick och är lätt att använda

Workplace-sosial-moteplass-og-kulturbyggende-1

Workplace från Meta skapar engagemang, bygger gemenskap och för samman medarbetare. Med den välbekanta designen från Meta är appen intuitiv, enkel och engagerande. Nyhetsflödet ger dig en överblick över allt som pågår i organisationen, samtidigt som grupper är viktiga för att organisera sig i mindre enheter och projekt. Utformningen av Workplace gör att du snabbt kan navigera i informationsflödet och hitta information som är viktig för dig. Chattar och grupper gör att anställda kan komma i kontakt snabbt oavsett avdelningar, ämnen, hierarkier och geografiskt avstånd. Det är enkelt att dela information och filer, samt kommentera, gilla och se vem som har sett inläggen.

Med det nya kunskapsbiblioteket har du även en plats att ladda upp statisk information, såsom medarbetarhandböcker, HR-rutiner och organisatoriska rutiner. Alla dokument som tidigare lagrats på intranätet kan nu flyttas till kunskapsbiblioteket.

Med Workplace har du även videokonferenser och en livevideofunktion som möjliggör sändning till hela organisationen. Därmed blir det en sammanhållande plattform hela företaget drar nytta av.

Vad saknas i Workplace?

Workplace är mindre bra på dokumentproduktion och dokumenthantering

Plattformens största styrka är det engagemang som plattformen bygger och enkelheten att dela information genom grupper, chatt och nyhetsflödet. När det kommer till filhantering är dock denna plattform mindre avancerad. Filhantering är möjlig genom Workplace, men om du behöver dokument med avancerade krav på versionskontroll, godkännandeprocesser, samredigering eller sökning efter innehåll i filerna bör Workplace integreras med ett befintligt dokumentsystem, som Dropbox eller Microsoft Sharepoint. Workplace kan integreras med mer än 50 liknande applikationer.

Vem passar Workplace bäst för?

Alla stora och medelstora företag, och företag med ”deskless users”

Workplace har för närvarande över sju miljoner betalande användare världen över och finns i alla typer av organisationer, oavsett om det är privat näringsliv, offentlig sektor, kommuner eller ideella organisationer. Plattformen är särskilt användbar för stora och medelstora företag med många anställda att nå ut till, men används även av mindre företag. Workplace är särskilt populär i företag där anställda finns på olika platser. Detta eftersom du enkelt kan kommunicera, dela information och kunskap, oavsett var du befinner dig.

Eftersom Workplace även finns tillgängligt på mobilen är verktyget särskilt väl lämpat för företag med anställda som inte har ett typiskt kontorsjobb, som sjukvårdspersonal eller butiksbiträden.

Läs mer: Hur mycket kostar Workplace from Meta?

MICROSOFT TEAMS

Vad är Microsoft Teams?

Teams är en digital plattform för videokonferenser, samarbete och dokumenthantering

Microsoft Teams är en digital samarbetsplattform som är utbredd i både offentlig och privat sektor. De flesta känner nog till Teams som först och främst en videoplattform för digitala möten, men det är också en plattform för delning och lagring av dokument och filer samt samarbete. Teams är en del av Office 365 och används ofta i kombination med andra applikationer, särskilt Microsoft Outlook.

Vilka funktioner har Microsoft Teams?

Team och kanaler. Interaktioner sker i team/grupper med flera kanaler.
Chatfunktion. Chat mellan individer, grupper och team.
Lagring i SharePoint. Alla filer sparas automatiskt i SharePoint.
Delad kalender. Lösningen är integrerad med Outlook, vilket gör det enklare att schemalägga möten och kontrollera tillgänglighet.
Delad skärm. Under en videokonferens kan du dela din skärm och visa filer.
Videosamtal. Verktygets klara fördel. Videomöten med 1 000 aktiva användare och 10 000 tittande användare, och du kan gå med via en länk utan tillgång till appen.
Telefonsamtal. Du kan koppla ditt telefonnummer till Teams och använda det för samtal.

Vad är bäst med Teams?

Teams är utmärkt för dokumenthantering och videosamtal av alla storlekar

Teams är utmärkt för samarbete i delade dokument, oavsett om det är internt i organisationen eller med externa partners. Som Microsoft-plattform är skrivprogram som Word och Excel en integrerad del av appen. Att skriva, skapa, dela, hantera och synkronisera dokument är därför en förstklassig upplevelse. Det är lätt att hitta dokument och du kan arbeta flera samtidigt, du kan ge feedback på vägen och kommentera i marginalen.

Teams andra fördel är videomötena. Mötena tar emot så många som 1 000 deltagare som kan interagera med chatt, ljud, video och presentation av innehåll. Om du anordnar ett webbseminarium kan upp till 10 000 personer se det samtidigt.

Dessutom kan externa personer utan tillgång till appen gå med i mötet via en länk. Det gör att Teams ofta väljs när det kommer till dokumentdelning - och produktion, och är vanligtvis det föredragna verktyget för videokonferenser på åtskilliga företag.

Vad saknas i Teams?

Teams är svagare när det kommer till omedelbar kommunikation, chatt, engagemang och omedelbar överblick

Om syftet är att samlas, umgås och engagera sig är Teams inte den bästa plattformen. När du postar, chattar och kommunicerar skriftligt är det inte lika intuitivt eller lätt att använda. Dess design verkar förvirrande och kräver flera klick för att komma åt informationen. Teams saknar ett logiskt och strukturerat system för nyhetsflöde och push-notifieringar. Att ta reda på vad som händer och hur det händer verkar mindre intuitivt, och ofta måste du aktivt besöka alla Teams-mappar du är en del av för att få en överblick över ny aktivitet.

Teams har inte lyckats bli en plattform som skapar engagemang och bygger gemenskap, och bristen på struktur inom appen gör det lätt att tappa kollen. Därför är plattformen bäst när den används för dokumenthantering och videokonferenser.

För vem passar Microsoft Teams bäst?

Teams är fördelaktigt för alla typer av organisationer, företag och utbildningsinstitutioner

Microsoft Teams passar de flesta organisationer, oavsett om det är stora företag, småföretag, skolor eller kommuner. De som redan använder Microsoft-produkter föredrar ofta att använda Teams både internt och externt, speciellt för videomöten. Detta beror på att det tenderar att vara ett naturligt val på grund av plattformens stora nedslagsfält och att den har en sömlös kalenderintegration.

Teams är särskilt bra för mindre grupper att interagera med dokument, virtuella workshops och videomöten – både internt och externt.

SLACK

Vad är Slack?

Slack är en plattform för att kommunicera, koordinera och samarbeta i realtid

Slack tar fart på företagssidan. Hela designen uppmuntrar till snabba beslut, samarbete i realtid och effektiv kommunikation. Slack är särskilt värdefullt när det kommer till snabbmeddelanden och chatt. Med en design där du alltid kan se vem som är online och en rullgardinsmeny med snabbmeddelanden är tröskeln att ställa frågor låg. Det som tidigare var långa mejlkedjor blir nu genast utrett.

Vilka funktioner har Slack?

Slack har flera funktioner som ständigt utvecklas:

Chatt och snabbmeddelanden till individer och grupper
Egna trådar och kanaler
Smart sökfunktion som skiljer sig betydligt från andra appar
Video och ljud för individuella eller mindre gruppsamtal
Fil- och skärmdelning som är enkel och effektiv
1500+ integrationer med andra appar
Slackbot är en smart bot som rensar upp kanalen

Vad är bäst med Slack?

Slack är en motsvarighet till det gamla intranätet som "ingen" använde. Här går processerna smidigt. Med sociala funktioner som uppmuntrar till interaktion, reaktion och kommunikation mellan anställda kommer det snabbt att bli en plattform du ser fram emot att använda, nästan som en vanlig social medieplattform. Den smarta sökfunktionen för att hitta relevant information i tidigare meddelandeloggar, dokument och grupper är särskilt populär. Den inbyggda chatboten, Slackbot, är smart, städar upp och presenterar förslag.

Slack har också många kanaler och trådar, så du kan nöja dig med att delta i trådar som är relevanta för de projekt du ingår i. Samtidigt kan du skapa delade generella kanaler där alla medarbetare är involverade. Du har även möjlighet att meddela hela kanalen när du delar viktiga meddelanden.

Slacks främsta fördelar är kraften med omedelbar chatt och informationsflöde. Detta leder till att hierarkier bryts, mängden e-post minskar och engagemanget för jobbet ökar.

Vad saknas i Slack?

Slack tillåter inte stora videomöten och är svagare på dokumenthantering

Slack är mycket bra som chattklient, som informationsdelningskanal och som insamlings- och umgängesplattform för företaget, men är inte en tillräcklig plattform för dokumenthantering och produktion. För vissa blir det för mycket text och det blir svårt att se vad som är viktig information. Slack är inte heller en plats att hålla möten på.

Slack fungerar bäst för 1:1 videomöten eller mindre grupper, men inte för grupper större än 15. Appen skapar främst engagemang och uppmärksamhet kopplat till delade inlägg, och är inte en plats för att skriva, synkronisera eller strukturera dokument.

Vem passar Slack för?

Slack är särskilt väl lämpat för små och medelstora företag

Slack är bäst lämpat och vanligast i små och medelstora företag, men kan användas i alla möjliga företag. Plattformen är särskilt populär inom kommunikation, kreativa miljöer och tech-branschen och lämpar sig bäst för högt tempo företag med frekvent kommunikation, samt där fil- och mediadelning är en viktig del av verksamheten. För de största företagen kan plattformen vara lite förvirrande, med långa listor med chattar, trådar och kanaler.

Workplace, Teams eller Slack – eller lite av alt?

Det finns en djungel av digitala interaktionsplattformar, och det kan vara utmanande att ta reda på vilken som är bäst för ditt företag. Att välja ett nytt verktyg som hela företaget ska använda kräver mycket intern anpassning, och är inget man vill göra ofta. Så vad ska du välja? Arbetsplats, Slack eller Teams – eller kanske en kombination?

→ Workplace är bäst för de företag och organisationer som vill ha med alla anställda i sin kommunikations- och samverkanslösning. Det är en intuitiv plattform som kan appliceras på många olika delar av de anställdas arbetsdag.

→ Slack är en pulserande plattform där chatten står i centrum och kommunikationen går snabbt. Verktyget kan dock snabbt bli något förvirrande för företag av större storlekar och lämpar sig bäst för företag med frekvent fildelning och snabb kommunikation

→ Teams är den ultimata plattformen för videokonferenser, förutom delning och samarbete i livedokument, men den har inte samma tempo när det kommer till chatt.

Oavsett vad ditt företag väljer erbjuder alla tre plattformarna en lösning som kan ersätta e-post. De underlättar tvåvägskommunikation och samarbete, ökad ordning och reda och en delad digital upplevelse som bidrar till enkelhet och effektivitet!