Vidare beskriver vi i allmänna termer några av de saker som är viktiga att planera före lanseringen och sedan fortsätta att arbeta aktivt med för att säkerställa engagemang och fullständig nytta av verktyget.
Innehållet är avgörande
Centralt för införandet av Workplace from Meta är alla medarbetare - och hur lösningen skapar värde för varje enskild individ. Workplace kommer till en början utan innehåll. Workplace underlättar arbetsflöde, kommunikation och samarbete genom definierade grupper och användarvänlig inloggning, men det är verksamheten som skapar innehållet
Utan innehåll skapar verktyget inget värde för medarbetarna, och om medarbetarna inte använder verktyget kommer inget innehåll att skapas. Det är lite av en catch 22-situation. Verksamheter som begränsar sig till att helt enkelt bjuda in anställda och sedan förvänta sig förbättrad effektivitet är därför sällan nöjda med resultatet.
Vad för innehåll handlar det om?
Det är uppenbart att lösningens innehåll är viktigt för att främja användningen, men vad för slags innehåll är det då vi talar om? För att hitta svaret måste vi först förstå vad företaget har för mål med införandet. Denna uppfattning om hur lösningen kommer att användas är viktigt för att vi ska veta vad för plats den kommer att ha i de anställdas verktygslåda för kommunikation och samarbete.
Om målet med implementeringen i exempelvis en detaljhandelskedja är att göra den övergripande professionella kompetensen öppnare för hela organisationen bör man skapa innehåll som väcker intresse och gör kompetensen synlig inom hela organisationen.
Användningsområden
Om detaljhandelskedjan bjuder in anställda till videomöten för produktdemonstrationer som utförs av kedjans egna experter kommer detta att väcka intresse i hela verksamheten. I första hand handlar det om ett konkret och relevant ämne som presenteras på ett tilltalande sätt. Presentationerna kommer att skapa engagemang och efteråt kan man inleda professionella diskussioner.
Engagemanget uppstår alltså genom att man bidrar med en konkret applikation, inte genom att en grupp skapades på Workplace. Andra företag kan ha helt andra mål och säkert också sina egna utmaningar. I samtliga fall är det viktigt att hitta de specifika användningsområden som involverar de anställda och som är lämpliga för det berörda företaget.
Engagerad kommunikation
Kommunikationsfrågor är ett viktigt område för förändringshantering. Det handlar om att väcka nyfikenhet, öppenhet och förståelse för de kommande förändringarna. Ett lyckat genomförande av Workplace måste engagera hela verksamheten.
I vilka kanaler ska informationen spridas? Enbart i de digitala kanalerna eller är det också lämpligt att sätta upp affischer eller vykort i mötesrummen? Hur ser man till att alla medarbetare verkligen läser och mottar informationen? Hur når man ut till personal som inte finns på plats eller de som inte har e-post? Det finns många praktiska frågor som behöver svar.
Working Out Loud
Vi är fans av John Steppers koncept "Working Out Loud" som beskrivs i hans bok med samma namn. Konceptet handlar om beteende och om hur organisationer kan utveckla förmågan att samspela med varandra. Anställda som följer principen kommer att bygga upp relationer och skapa en gemensam uppfattning om yrkesmässig relevans genom sina insatser inom organisationen. Fördelarna är att bättre samordning inom verksamheten och individer med bättre självkänsla.
Företaget kommer inte automatiskt att anta de principer som ligger bakom konceptet, men Workplace underlättar att de kan implementeras. Det är här som en stor del av vår fascination för Workplace ligger: Att uppleva hur de anställda i organisationer förändras så att de samspelar bättre, hur arbetsklimatet förbättras, kulturen utvecklas och stärks och hur verktyget bidrar till innovation där de anställdas förmågor kommer till god användning.
Cloudworks förändringsledare
Våra erfarna förändringsledare är välbekanta med Workplace from Meta och de möjligheter som plattformen erbjuder. De har hjälpt tusentals anställda att förbättra och effektivisera sina arbetsliv. De har arbetat med både privata och offentliga organisationer och globala företag med tiotusentals anställda från en mängd olika kulturer.
Workplace är dessutom ett viktigt arbetsverktyg i vår egen organisation och används aktivt både internt och tillsammans med kunder och partners. Vi kallar det vår digitala kaffemaskin och du kan läsa mer om detta här.
Cloudworks kan ge en hjälpande hand genom att hjälpa till med planeringen av implementering, vara en del av organisationens organisering och sköta en stor del av utförandet.
