5 magiska möjligheter med Okta Workflows

1. Intelligent onboarding

Det finns mycket att tänka på före och under anställningsprocessen. Intelligent onboarding kan förenkla och automatisera inledningsfasen så att allt är på plats från dag ett.

• Du kan ge den nyanställde tillgång till utvalda system från det ögonblick då anställningsavtalet undertecknas. De kan till exempel ges möjlighet att slutföra utbildningen i god tid med en e-learningplattform, samt kan de bjudas in till relevanta möten och få relevant information när de skapar ett Office365-konto.
• Den närmaste chefen kan få en påminnelse om när en nyanställd ska börja, så att chefen kan komma ihåg att beställa nödvändig utrustning som dator och mobiltelefon - och kanske blommor och ett gott vin? 
• Ytterligare en möjlighet är att schemalägga SMS-meddelanden som skickas ut vid önskad tidpunkt. Vad sägs om att hälsa en ny kollega varmt välkommen på morgonen av den första dagen på jobbet?

2. Underskrifter och överenskommelser före åtkomst

Om man har en ny användare, eller om man har användare som av säkerhetsskäl bör ha olika åtkomstnivåer, kan du konfigurera ett Okta Workflows för att säkerställa att detta går smidigt.

Workflows ansluter till signeringstjänster som förbereder kontrakt, sekretessavtal eller andra säkerhetsbestämmelser och gör dem tillgängliga för signering. Workflows vet när dokumenten signeras och tilldelar omedelbart rätt åtkomst sekunden de formella kraven är uppfyllda.

3. Tidsplanerad tillgång till infrastruktur

Många företag använder flera uppsättningar servrar och olika infrastrukturer. Därför är det kanske inte önskvärt att de som underhåller infrastrukturen alltid har full tillgång eftersom detta kan utgöra en säkerhetsrisk.

En möjlighet är att koppla Workflows till ett system för ärendehantering, vilket flaggar för behovet av arbete på olika delar av infrastrukturen. När en tekniker tilldelas ansvar för en uppgift får han eller hon tillgång till den relevanta servern – endast inom tidsramen som gäller för uppgiften.

4. Avveckling av passiva konton

Många företag har användarkonton som inte längre används och som inte fångas upp av vanliga avaktiverings- och offboardingsprocesser. 

En möjlighet är att inrätta ett workflow som upptäcker vilka konton som inte har använts under en vald tidsperiod. Därefter kan du automatisera stängning, avaktivering och slutligen radering. Detta uppfyller också GDPR-kraven för behandling av personuppgifter och radering av personuppgifter som inte längre behövs.

5. Omedelbara åtgärder vid misstänkt aktivitet

Om du har ett säkerhetssystem som övervakar användarnas aktivitet kan detta också kopplas till ett workflow. Detta kan säkerställa att misstänkt aktivitet utlöser begränsad åtkomst eller omedelbar stängning tills aktiviteten undersöks vidare.

Ett typiskt fall kan vara en användare som normalt loggar in från Norge och som plötsligt loggar in mitt i natten från ett land på andra sidan jorden.

Workflows kan konfigureras och anpassas till behoven och hoten och vidta rätt åtgärder i varje situation. Det är till exempel möjligt att låta Workflows ange att användaren måste använda strikt flerfaktorsautentisering tills situationen har klargjorts.